QMS、EMS、OHSMS三個管理體系標(biāo)準(zhǔn)的管理理念相同,而且有許多兼容的條款,為各類組織建立、實施、保持和持續(xù)改進管理體系奠定了基礎(chǔ),也為結(jié)合審核提供了方便。
GB/T 19001-2000標(biāo)準(zhǔn)在“ISO前言”和“0.4與其他管理體系的相容性”中、GB/T 24001—2004標(biāo)準(zhǔn)在“引言”中、GB/T 28001—2001標(biāo)準(zhǔn)在“前言”中均明確指出,標(biāo)準(zhǔn)的制定考慮了與其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)間的相容性。
GB/T 19011—2003標(biāo)準(zhǔn)“3.1審核”條款的“注3”指出:當(dāng)質(zhì)量管理體系和環(huán)境管理體系被一起審核時,稱為“結(jié)合審核”。尋求結(jié)合體系認(rèn)證,已成為眾多組織的需求。作為第三方認(rèn)證機構(gòu),一方面滿足日益增長的結(jié)合體系認(rèn)證委托方的需求,另一方面從增值服務(wù)和節(jié)約審核資源、提高認(rèn)證效率和有效性方面,有必要提供結(jié)合審核服務(wù)。
結(jié)合審核方案的策劃
一、結(jié)合審核的范圍和期限應(yīng)盡量保持一致
如果組織申請認(rèn)證的三體系的范圍保持一致,認(rèn)證機構(gòu)進行結(jié)合審核方案策劃時,對審核范圍比較好界定。目前,部分組織在確定EMS和(或)OHSMS認(rèn)證范圍時,只認(rèn)證組織的某一運行單元,與QMS的范圍可能不一致。認(rèn)證機構(gòu)進行此類結(jié)合審核方案的策劃,就要明示范圍的不一致。
三體系結(jié)合審核期限應(yīng)基本一致。由于EMS、OHSMS安排在第一階段進行審核,QMS與EMS、OHSMS在第二階段一起審核。
二、審核方案策劃
依據(jù)受審核方行業(yè)特征、活動的數(shù)量、重要程度、過程的復(fù)雜性和區(qū)域的不同,策劃有針對性的審核方案,同事考慮社會的關(guān)注程度。在建筑業(yè)結(jié)合審核時,應(yīng)按照管理重點及相關(guān)方的關(guān)注程度,重點策劃QMS、OHSMS的審核方案。在電鍍加工、印染行業(yè)結(jié)合審核時,應(yīng)重點策劃EMS、OHSMS的審核方案。如果有多現(xiàn)場或臨時現(xiàn)場,應(yīng)考慮路途時間。
三、審核員德能力評價與選擇審核組
在結(jié)合審核時,審核組成員的能力宜同時滿足三體系的要求,同時要求審核員具有清晰是審核思路、較強的邏輯思維和綜合分析能力。對從事結(jié)合審核的審核員,除要求其具備中國認(rèn)證人員與培訓(xùn)機構(gòu)國家認(rèn)可委員會(CNAT)規(guī)定的單體系能力,必要時還應(yīng)專門進行更嚴(yán)格的能力評定。
在某些情況下(如認(rèn)證機構(gòu)沒有同時具備三體系能力的審核員),也可以考慮用單體系審核員組成的審核組,但至少審核組長是具備三體系能力的審核員,而且要適當(dāng)增加審核人13數(shù),才能滿足中國認(rèn)證機構(gòu)國家認(rèn)可委員會(CNAB)對審核人日數(shù)的要求。這樣的審核組絕對不是審核員的組合,而是審核團隊的通力合作,應(yīng)產(chǎn)生1+1>2的效果,而審核組長起關(guān)鍵作用。
如果審核組專業(yè)能力不充分,可以配備技術(shù)專家。在選擇技術(shù)專家和評價其能力時,要考慮其是否同時具備三體系的專業(yè)能力。
結(jié)合審核的實施
一、文件審核
文件審核主要是審核受審核方的結(jié)合管理體系文件在總體上是否符合各管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求。QMS、EMS、OHSMS標(biāo)準(zhǔn)中存在一些兼容的要求,可以一并審核。凡涉及標(biāo)準(zhǔn)本質(zhì)的體系文件都應(yīng)單獨編制,盡可能體現(xiàn)不同管理標(biāo)準(zhǔn)間的區(qū)別。當(dāng)一套程序文件難以完全覆蓋組織內(nèi)所有的產(chǎn)品、活動和服務(wù)的過程控制、重要環(huán)境因素控制、重大危險源控制時,宜編制獨立的分體系文件。
結(jié)合審核的文件審核可以安排在第一階段審核期間進行。當(dāng)文件審核的結(jié)果不能滿足標(biāo)準(zhǔn)和組織實際運行的需要時,應(yīng)給出書面的文件審核報告,并給出修改意見。
二、結(jié)合審核的計劃
結(jié)合審核的審核計劃宜編制成一份,不宜將QMS、EMS、OHSMS計劃分開編制。審核員分組時,應(yīng)盡量保持每個小組有一名級別審核員。若兩個或兩個以上級別審核員同在一個小組,審核計劃宜表明他們的分工。第二階段審核計劃的重點要以第一階段審核所獲取的信息為依據(jù)。結(jié)合審核計劃應(yīng)覆蓋受審核方申請認(rèn)證的管理體系標(biāo)準(zhǔn)的所有適用要求,以及管理體系覆蓋范圍內(nèi)所有部門和場所,包括多現(xiàn)場和臨時現(xiàn)場。專業(yè)條款和受審核方專業(yè)部門的審核,應(yīng)安排專業(yè)審核員或有技術(shù)專家的小組進行。
審核前應(yīng)與受審核組織進行充分的溝通,了解其管理體系的結(jié)合程度,做好審核的準(zhǔn)備工作;結(jié)合審核組長要有豐富的審核經(jīng)驗和控制結(jié)合審核的能力,能對組織結(jié)合管理體系的總體有效性作出準(zhǔn)確評價;應(yīng)編制結(jié)合審核程序和(或)結(jié)合審核作業(yè)指導(dǎo)書,以指導(dǎo)審核工作。
三、審核準(zhǔn)備和專業(yè)引導(dǎo)
正式審核前,審核組長應(yīng)召開專門的專業(yè)引導(dǎo)會議,介紹第一階段的信息和第二階段的審核重點、難點、工藝過程,以及受審核方的重要環(huán)境因素、重大危險源及其控制方法,相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)等。
結(jié)合審核有共同的思路,都可以從產(chǎn)品生命周期的全部階段入手。審核首先需要進行“過程識別”,即把所有的工作、產(chǎn)品制造、管理措施,每個層次、區(qū)域、項目的活動都作為一個過程來分析,明確受審核方每一個過程的輸入和輸出,明確各個流程、崗位、部門、層次之間的接口和相互關(guān)系,使審核過程具有針對性,區(qū)別對待,重點突出。
四、現(xiàn)場審核思路
現(xiàn)場審核的總體思路:遵循PDCA,按管理的體統(tǒng)方法展開,對每個過程控制、重要環(huán)境因素控制、重大危險源控制,可以考慮采用過程方法。
五、審核過程控制
在結(jié)合審核過程中,審核組長應(yīng)控制審核全過程。
① 周密策劃檢查表。
由組長與專業(yè)審核員進行第一階段審核,了解受審核方的基本情況之后,召集第二階段審核組成員舉行專業(yè)引導(dǎo)會和任務(wù)分配會,審核組長就受審核方的基本情況進行說明,包括下一階段的審核重點,并指導(dǎo)審核組成員編制檢查表。檢查表可以編制在一起,但條款號應(yīng)清晰標(biāo)明,建議將QMS審核放在EMS、OHSMS的第二階段中審核。
②現(xiàn)場審核證據(jù)及樣本的抽取。
應(yīng)注意選取可以同時反映質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理狀況的審核證據(jù),突出重點,區(qū)別對待。
③審核時間的掌控。
審核員要會安排審核時間,一般來說第二階段結(jié)合審核的重點是運行控制的效果,審核時間多安排在現(xiàn)場。對新參加結(jié)合審核的審核員,經(jīng)驗豐富的高級審核員要承擔(dān)起傳、幫、帶的職責(zé)。
④審核方法的綜合運用。
除常規(guī)的談、察、看、記、聽以外,獲取當(dāng)?shù)匦侣劽襟w、政府通報中的相關(guān)信息,舉辦顧客、供方、相關(guān)方、員工代表參加的座談會等方法,都可以適當(dāng)運用。
⑤開具不符合報告。
當(dāng)同時不符合三個體系標(biāo)準(zhǔn)的相似要求時,不符合報告可以合并開成一份,分別判三個標(biāo)準(zhǔn)的不符合條款。要注意不符合性質(zhì)的判定,特別是OHSMS。各認(rèn)證機構(gòu)可依據(jù)本機構(gòu)的風(fēng)險分析,作出相應(yīng)的判定準(zhǔn)則。
⑥對體系總體有效性作出評價。
現(xiàn)場取證結(jié)束時,結(jié)合審核組必須對受審核方結(jié)合管理體系的有效性作出正確評價,主要從以下幾個方面進行:
管理體系文件是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求并適合組織的實際情況;
方針、目標(biāo)、指標(biāo)是否得到有效實施;
重要過程、重要環(huán)境因素、重大危險源是否得到有效控制;
環(huán)境、安全績效/產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量是否符合規(guī)定的要求,包括法律法規(guī)和其他要求
是否已經(jīng)建立自我改進的機制。
⑦結(jié)合審核的結(jié)論。
應(yīng)根據(jù)審核目的和有效性評價,由審核組作出審核結(jié)論,一般包括符合、基本符合或不符合。應(yīng)注意的問題是:
如果三個體系的結(jié)論一致, 可以直接對結(jié)合體系進行判斷;
如果三個體系的結(jié)論有差異,就不能針對結(jié)合體系進行整體判斷,而只能分別作出結(jié)論。
⑧糾正措施的跟蹤。
主要根據(jù)以下原則驗證和評價糾正措施的實施效果:
在商定的時間內(nèi)完成糾正措施;
正確分析原因,提出了糾正措施計劃并已實施;
實施效果得到驗證。
應(yīng)注意某單一體系的修改是否對其他體系的管理造成影響,以及這些影響是否得到相應(yīng)的控制。