人類自覺改造世界的生產(chǎn)經(jīng)營活動，是利用各種資源實現(xiàn)價值增值的目的，過程必須具備三個特征：可控制，可改進，可追溯。這三個特征的實現(xiàn)，必須依賴記錄，記錄是通過客觀描繪“過程的軌跡”，使過程可控制、可改進、可追溯。
記錄是過程可控制的基礎(chǔ)
管理體系采用過程的方法，推崇過程管理的模式。 要有好的結(jié)果，必須通過控制過程實現(xiàn)既定的目標(biāo)。可控制，就是為了確保過程達到預(yù)期目的，必須對過程的運行情況進行控制?？刂剖且罁?jù)控制標(biāo)準(zhǔn)與過程的實際運行情況進行對照，發(fā)現(xiàn)問題并進糾正的活動。過程的實際運行是靠測量實現(xiàn)的，過程測量會形成過程的有關(guān)記錄，如生產(chǎn)過程中各種工藝參數(shù)超出設(shè)定的控制標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)立即糾偏，以確保過程在設(shè)定的范圍內(nèi)運行。因此，過程的記錄要完整。它可能是對過程的實時連續(xù)記錄，也可 能是對重要的監(jiān)測點進行記錄，隨意產(chǎn)生的紀(jì)錄往往不能產(chǎn)生預(yù)期的效果。
目前，很多企業(yè)在管理中仍然存在相當(dāng)多的隨意性，對一些重要管理活動缺乏策劃，沒有落實相應(yīng)的管理程序與要求，沒有形成充足的證據(jù)，即記錄。沒有記錄，就無法對過程進行控制，管理活動就會有隨意性，就會出現(xiàn)一些失控的“死角和交叉帶”。因此，對活動記錄的完善是體系建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。
記錄是過程可改進的前提
持續(xù)改進是管理體系的基本要求，實現(xiàn)體系持續(xù)改進的微觀基礎(chǔ)是實現(xiàn)對每個過程的改進。對體系和對過程和改進都是通過PDCA循環(huán)實現(xiàn)的，即通過計劃、執(zhí)行、檢查、處置四個環(huán)節(jié)形成一個管理閉環(huán)，形成一個個持續(xù)改進的螺旋式上升的循環(huán)。這四個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，形成一個連續(xù)的過程鏈，上一個環(huán)節(jié)是下一個環(huán)節(jié)的輸入。從管理的角度，這些環(huán)節(jié)中信息的傳遞，必須依賴記錄為載體。管理改進是一種管理決策，有效的決策必須建立在數(shù)據(jù)和信息分析的基礎(chǔ)上?；谑聦嵉臎Q策，首先要有基于記錄的事實。
從很多企業(yè)的情況看，用于管理改進的記錄不是太多、太繁瑣的問題，而是不全面、不完整、不規(guī)范的問題，精細化管理較之以前的粗放管理可能是一種“繁瑣”，但經(jīng)過梳理、規(guī)范和系統(tǒng)化后，將逐漸顯現(xiàn)其效應(yīng)。首先，要達到每個流程都清晰的設(shè)計和使用必要的紀(jì)錄；然后，是記錄數(shù)量和格式內(nèi)容的改進與精簡，數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)化，數(shù)據(jù)采集自動化，有效信息共享化，重要信息安全化。這些目標(biāo)有助于過程的改進和完善。
記錄是過程可追溯的保證
可追溯是通過建立過程與記錄的映射關(guān)系，通過記錄反映過程運行的特征。可追溯特征也是可控制和可改進的基礎(chǔ)。可追溯的作用包括兩個方面：一是確保過程在出現(xiàn)問題之后采取相應(yīng)的措施，二是對出現(xiàn)問題的過程進行責(zé)任追究。第一個方面的作用是通過控制與改進實現(xiàn)的，第二個方面的作用在于對過程的操作者和管理者產(chǎn)生一定的約束作用，促使其嚴(yán)格按照過程要求進行操作和管理。
記錄還是“盡職盡責(zé)”的證據(jù)，工作完成得好，它是業(yè)績的記載；工作出了紕漏，它是“盡職”的證據(jù)，也可能成為“免責(zé)”的依據(jù)。例如，在一個問題的責(zé)任認定中，有些記錄的缺失，成了一些人心中永遠的痛。雖然盡了應(yīng)盡的職責(zé)，作出了正確的判斷，并表達了自己的決策意見和建議，但因為沒有留下記錄，查無證據(jù)，不得不接受處罰。在工作中、生活中留下關(guān)鍵證據(jù)(記錄)的重要性和必要性，已被越來越多的人認識和利用。
