采購是形成產(chǎn)品的一個重要過程，采購產(chǎn)品的質(zhì)量對組織的產(chǎn)品是否符合要求有著不可忽視的影響。對采購過程的控制，應(yīng)包括對采購產(chǎn)品及供方進行控制、制定采購要求、對采購產(chǎn)品進行驗證等三個方面。
根據(jù)GB／T 19001標準7.4.1條款對采購過程提出的有關(guān)要求，組織對供方進行控制應(yīng)注重以下幾點。
一、全面、正確地識別供方
什么是供方?GB／T 19000標準3.3.6條款作出的定義為：“提供產(chǎn)品的組織或個人”，并作以下示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方，即供方是采購產(chǎn)品的提供者，可以是生產(chǎn)廠家，也可以是產(chǎn)品的零售商、代理商。
實際上，由于各種原因，組織無法直接向生產(chǎn)廠家直接訂貨，只能在市場采購或通過代理商訂貨采購。審核時，我們常常發(fā)現(xiàn)組織提供的合格供方名單里并沒有包括這些零售商、代理商，當然也沒有對他們的評定材料。這些組織片面地把供方理解為“生產(chǎn)廠家”這一種形式，沒有認識到產(chǎn)品的零售商、代理商同樣也是供方。
二、對供方進行分類管理
GB／T 19001標準7.4.1條款規(guī)定：“對供方及采購的產(chǎn)品控制的類型和程度應(yīng)取決于采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響?！庇蓸藴实囊罂梢钥闯?，對“采購品”以及采購品的“供方”都應(yīng)進行分類管理，分類管理的依據(jù)是“采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”，如某組織根據(jù)采購品對產(chǎn)品的影響程度不同，把采購品分為A、B、C三類，那么對采購品的供方可順理成章分為A類采購品的供方、B類采購品的供方、C類采購品的供方(簡稱A類供方、B類供方、C類供方)。對供方分類的目的是為組織對供方的管理采取不同的控制類型和程度。
在現(xiàn)場審核時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)組織提供的合格供方名單里沒有對供方進行分類，即組織沒有按“采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”對采購品的供方進行分類。
三、評定合格供方的依據(jù)
GB／T 19001標準7.4.1條款規(guī)定：“組織應(yīng)根據(jù)供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評價和選擇供方?！边@就是說，對供方進行評價的依據(jù)是“按組織的要求，供方提供采購產(chǎn)品的能力”，再根據(jù)評價的結(jié)果選擇供方，形成合格供方名單。
GB／T 19000標準3.9.12條款將“能力”定義為：“經(jīng)證實的應(yīng)用知識和技能的本領(lǐng)”。因此，“所謂提供產(chǎn)品的能力”就是指供方能夠按組織提出的要求(如采購品的名稱、牌號、規(guī)格、質(zhì)量標準等)，按照約定的價格、交貨期等，持續(xù)穩(wěn)定地提供組織滿意的采購品的本領(lǐng)?！敖M織的要求”通常包括明示要求和隱含要求：明示要求是指訂貨合同約定的條款，如采購品的名稱、牌號、規(guī)格、采用的標準代號、價格、交貨期、服務(wù)要求等；隱含要求是指訂貨合同內(nèi)未約定的條款，但組織期望了解這些信息，這些信息對于評定合格的供方、尤其對產(chǎn)品質(zhì)量影響大的供方至關(guān)重要，如供方的資質(zhì)、誠信等級、有無違紀或不良行為、歷史狀況、財務(wù)狀況、與其他組織類似產(chǎn)品質(zhì)量的比較、采購品使用的實際質(zhì)量情況等。
四、制定評價、選擇和再評價供方的準則
GB／11 19001標準7.4.1條款規(guī)定：“應(yīng)制定選擇、評價和重新評價的準則?！敝贫▽┓皆u價準則是組織對采購過程控制的重要內(nèi)容之一，是選擇、評價供方的依據(jù)。對供方評價的內(nèi)容一般包括：提供產(chǎn)品的符合性、供方的質(zhì)量保證能力，以及其他需評價的內(nèi)容。在制定準則時，要考慮以下幾點：
1．評定準則的內(nèi)容要能充分反映出供方提供的采購品滿足組織要求的能力，既要體現(xiàn)出供方滿足組織明示要求的能力，又要體現(xiàn)出供方滿足組織隱含要求的能力。在此基礎(chǔ)上，確定評價和重新評價的具體操作準則。
2．對不同管理類別的供方，在評價項目、內(nèi)容要求、周期、判定準則上應(yīng)有所區(qū)別，要充分體現(xiàn)對產(chǎn)品質(zhì)量影響大的采購品的供方實行嚴格控制。
3．評定準則和重新評定準則在評價內(nèi)容、方式上要有所區(qū)別。
新開發(fā)供方的評價準則要充分體現(xiàn)出“供方是否具有滿足組織要求的能力”。一般要評價產(chǎn)品(樣品)質(zhì)量狀況或已向其他組織提供的同類產(chǎn)品的質(zhì)量情況、供方質(zhì)量管理體系對提供穩(wěn)定質(zhì)量產(chǎn)品的保證能力、交付后的服務(wù)和技術(shù)支持能力、供方顧客的滿意程度、其他情況(如履約能力、誠信等級等)。
對現(xiàn)有供方的重新評定準則，要充分體現(xiàn)出“供方是否保持了初次評定時滿足組織要求的能力、是否有所改進”。例如，供方供貨質(zhì)量的穩(wěn)定性、符合性有否提高，工作績效(如交貨及時性、價格、服務(wù)等)有否改進，質(zhì)量管理體系是否持續(xù)有效等。對選擇為合格的供方要實現(xiàn)動態(tài)管理，當提供的采購品出現(xiàn)質(zhì)量問題時應(yīng)規(guī)定要采取的措施，以保證采購品持續(xù)符合要求。
“與供方互利的關(guān)系”是質(zhì)量管理原則之一，建立組織與供方的相互共存、互利的關(guān)系，可增強雙方的能力，實現(xiàn)雙贏，對現(xiàn)有供方進行動態(tài)管理要充分體現(xiàn)這一原則。
4．評定和重新評定準則的內(nèi)容要有可操作性，應(yīng)明確規(guī)定接受為合格供方的標準，重新評價的時機、內(nèi)容、方式和要求，持續(xù)保持合格供方的標準，同時要規(guī)定獲取相應(yīng)信息的職責、方法、程序，以便為評價提供相應(yīng)的信息。
在現(xiàn)場審核時，往往會發(fā)現(xiàn)以下問題：
1．組織沒有制定評定和重新評定準則，不能提供評價依據(jù)。
2．組織沒有認識到對供方進行“評定”和“重新評定”是評定要求有差異的兩種評定方式，進行評定時通通使用一個評定準則。
3．組織使用的評定準則沒有對不同管理類別的供方進行區(qū)分，對不同管理類別的供方使用一個準則進行評定。
4．組織制定的某些評定內(nèi)容缺乏可操作性，雖規(guī)定了評定的內(nèi)容，但無法獲取相應(yīng)信息，使評定記錄表的這部分內(nèi)容形同虛設(shè)。
五、區(qū)分“物品的采購”和“過程的外包”間的差異
一般地說，采購包括外包。二者在管理上有很多相同之處，但也有很大的差異。從質(zhì)量管理角度看，物品采購關(guān)注采購的結(jié)果，即采購品的質(zhì)量是否滿足組織的需求，而不關(guān)注供方過程的控制情況；過程外包不僅關(guān)注外包產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合規(guī)定要求，而且更關(guān)注供方過程的受控情況，尤其是特殊過程的外包管理。一般的物品采購，按7.4條款的要求進行管理即可；外包除了要按7.4條款的要求進行管理外，還要按外包過程要求的相應(yīng)條款進行管理，如特殊過程的外包除按7.4條款的要求進行管理外，還要按7.5.1及7.5.2等相應(yīng)條款的要求進行管理。因此，在制定選擇、評價和重新評價的準則時，要充分考慮二者間的差異，在評價項目、內(nèi)容、方式、程序上體現(xiàn)出各自的特點。
在審核時，經(jīng)?？吹浇M織提供的供方評定準則中沒有對采購品的供方和外包方進行區(qū)分，沒有顯現(xiàn)出對外包過程，尤其是對特殊過程外包的特殊要求。
六、對合格供方的評價材料要充分、有效
按評定準則的規(guī)定要求，組織要對供方進行評定和按期重新評定，評定要以充分的供方和采購品信息為基礎(chǔ)。對此，組織要建立并實施獲取相應(yīng)評定信息的方法、程序，以便為評價提供相應(yīng)的證據(jù)。為便于實施評定，組織常常根據(jù)評定準則規(guī)定的要求繪制規(guī)范的記錄表格，將評定意見填入表內(nèi)，并將獲取的證據(jù)附在后面，使評定建立在基于事實的基礎(chǔ)上。獲取證據(jù)時，要注意以下幾點：
1．注意證據(jù)的時效性。如獲取供方的資質(zhì)證明、認證證書時，要注意證書的有效期限。
2．注意證據(jù)的有效性。如獲取供方的資質(zhì)證明、認證證書時，要注意證書規(guī)定的產(chǎn)品范圍是否覆蓋了組織的采購品。
3．注意證據(jù)的充分性。即評定的結(jié)論要有足夠充分的證實材料予以技術(shù)支持，不能講空話。
要確保采購產(chǎn)品的厭量滿是組織的要求，就必須對“供方”進行評價和選擇，而且重在評價和選擇，這是控制采購過程的首要程序。對采購過程的管理要扭轉(zhuǎn)“重驗證、輕評價和選擇”的傳統(tǒng)觀念，充分利用供方資源、第三方認證機構(gòu)的認證成果，以及社會公用信息，盡量減少不必要的重復(fù)工作。
