ISO 19011：2002《質(zhì)量和(或)環(huán)境管理體系審核指南》第六章《審核活動(dòng)》給出了典型的審核活動(dòng)概述，啟動(dòng)審核的第一步，即任命審核組長(zhǎng)。在明確審核目的、范圍和準(zhǔn)則及可行性后，選擇審核組實(shí)施審核。審核組的能力在很大程度影響了審核活動(dòng)的成效，是能否達(dá)到審核目的的決定性因素。
組建審核組的原則是必須保證審核組的能力能夠達(dá)到審核目的要求。選派審核組的過(guò)程可分為兩大步驟：確定為達(dá)到審核目的所需的知識(shí)和技能，以及選擇審核組成員，使審核組的人員具備所有必要的知識(shí)和技能。
為了使審核組具備所需的能力，在確定審核組的規(guī)模和組成時(shí)，需考慮如下方面：審核目的、范圍、準(zhǔn)則和預(yù)計(jì)的時(shí)間；是一體化審核還是聯(lián)合審核；達(dá)到審核目的所需的審核組整體的能力；需要時(shí)，法律法規(guī)、合同、認(rèn)可或認(rèn)證的要求；確保審核組與受審核活動(dòng)的獨(dú)立性，并避免利益沖突的需求；審核組成員與受審核方有效作用的能力及審核組內(nèi)團(tuán)結(jié)協(xié)作的能力；審核語(yǔ)言，以及通過(guò)審核員的技能或通過(guò)技術(shù)專家的支持，對(duì)受審核方社會(huì)和文化背景的理解。
鑒于此，審核組委派過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源于三個(gè)方面：①具有委派審核組職能的管理人員難以對(duì)受審核組織的背景有全面準(zhǔn)確的了解，難以全面掌握審核員的實(shí)際工作能力；②因種種原因不能按規(guī)定的要求委派審核組；③審核組的實(shí)際工作能力不能滿足要求。
熟悉受審核組織和審核員
“獨(dú)立公正，規(guī)范準(zhǔn)確，優(yōu)質(zhì)高效，為申請(qǐng)人提供專業(yè)和滿意的認(rèn)證增值服務(wù)”是對(duì)審核工作的要求。因此，審核員應(yīng)在完成審核任務(wù)的基礎(chǔ)上為獲證組織提供增值服務(wù)，為組織質(zhì)量管理體系的改進(jìn)找出空問(wèn)。認(rèn)證服務(wù)是有償服務(wù)，只有讓組織感覺(jué)到認(rèn)證審核確實(shí)對(duì)其有幫助，才能牢牢抓住客戶，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中擴(kuò)大份額。為此，委派審核組前必須對(duì)受審核組織的下述情況有清楚的認(rèn)識(shí)：
1.組織的產(chǎn)品種類及在同類產(chǎn)品中的定位。
2.組織申請(qǐng)認(rèn)證的范圍，服務(wù)業(yè)更要了解體系涉及的范圍。如賓館服務(wù)可能包含客房、餐飲、娛樂(lè)、旅行商務(wù)，也可能僅是其中一部分；又如公交服務(wù)可能只是乘務(wù)，也可能包含汽車修理。
3.組織的規(guī)模、廠區(qū)范圍、所在地、是否設(shè)置分公司(分廠)等。
4.體系運(yùn)行的成熟程度及原來(lái)的管理基礎(chǔ)和模式。
5.組織的性質(zhì)。
6.申請(qǐng)認(rèn)證的模式、業(yè)務(wù)分類范圍，是單體系認(rèn)證還是多體系認(rèn)證。
7.某些特殊行業(yè)，如建筑工程、市政工程、消防工程、設(shè)備安裝工程、勘探工程等有幾個(gè)項(xiàng)目部，稅務(wù)、銀行、保險(xiǎn)等是否涉及下層營(yíng)業(yè)部，交通系統(tǒng)涉及幾條運(yùn)輸線路等。
8.若是監(jiān)督審核，還需了解獲證時(shí)間、以往審核情況、兩次審核間隔、以往審核組的情況等。
只有充分了解這些情況，才可能派出真正適合的審核組。同時(shí)，要注意是否存在以下情況：
1.由于受自身經(jīng)驗(yàn)、能力、知識(shí)的限制，審核組的委派人員即使清楚上述情況也可能作出不適宜的選擇。
2.由于種種原因，上述情況不能為審核組的委派人員所了解，如時(shí)間限制、委派調(diào)度人員的精力限制、未全部掌握認(rèn)證組織的以上情況等。
識(shí)別審核員能力，規(guī)范派遣審核組
審核過(guò)程的可信度取決于實(shí)施審核的人員能力。這種能力可基于以下方面證實(shí)：個(gè)人素質(zhì)，知識(shí)和技能。這些能力是通過(guò)教育、工作經(jīng)驗(yàn)、審核培訓(xùn)和審核經(jīng)歷
獲得的。
審核組的組成應(yīng)滿足下列條件：①初次審核和復(fù)審換證的審核組至少有一名高級(jí)審核員；②至少有一名專業(yè)審核員或技術(shù)專家；③非級(jí)別審核員不能獨(dú)立審核。
審核組委派應(yīng)最大限度滿足規(guī)定的要求，遇到受審核方要求緊迫的情況時(shí)，一些認(rèn)證機(jī)構(gòu)往往會(huì)出現(xiàn)在要求的時(shí)間段內(nèi)由于審核人力資源有限而無(wú)合適審核員可派的現(xiàn)象，而延誤審核會(huì)給認(rèn)證機(jī)構(gòu)及企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。因此，認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷加大人才培養(yǎng)力度，保證人力資源充足，降低審核組委派工作的風(fēng)險(xiǎn)。
審核組實(shí)際能力達(dá)不到審核目的要求
委派審核組時(shí)，可能出現(xiàn)所有規(guī)定的硬性要求均已達(dá)到，但實(shí)際審核時(shí)仍不能很好駕馭審核工作的情況。如少數(shù)審核員把關(guān)不嚴(yán)，文件審核流于形式，審核員專業(yè)能力不足，現(xiàn)場(chǎng)審核深度不夠；有的審核員綜合能力差，對(duì)企業(yè)與認(rèn)證要求的符合性不能作出正確的判斷；有的審核員不負(fù)責(zé)任，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不去深入核實(shí)；有的審核員審核記錄不實(shí)，個(gè)別審核員甚至未到現(xiàn)場(chǎng)，由他人代簽審核報(bào)告，嚴(yán)重弄虛作假，給認(rèn)證工作帶來(lái)極大的危害。
從抽查結(jié)果看，認(rèn)證規(guī)范性和有效性總體上是好的，認(rèn)證結(jié)果是可信的。但也有少數(shù)認(rèn)證機(jī)構(gòu)違反認(rèn)證基本規(guī)則，違反認(rèn)證公正性的要求，搞認(rèn)證咨詢一條龍服務(wù)。一些企業(yè)的咨詢過(guò)程在公正性、規(guī)范性或有效性方面明顯存在問(wèn)題，咨詢機(jī)構(gòu)與認(rèn)證機(jī)構(gòu)受市場(chǎng)利益的驅(qū)使而聯(lián)手運(yùn)作。
為了減輕受審核組織的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，認(rèn)證機(jī)構(gòu)一般委派當(dāng)?shù)貪M足規(guī)定要求的審核員前往審核。審核組的委派人員若不掌握擬委派審核組成員與受審核方是否有過(guò)利益關(guān)系(如在該企業(yè)工作過(guò)，為該企業(yè)提供過(guò)咨詢或其他服務(wù)等相關(guān)信息)，就會(huì)給審核組委派帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。
由于認(rèn)證工作的市場(chǎng)化運(yùn)作方式，審核組委派經(jīng)常遇到受審核組織、咨詢機(jī)構(gòu)、咨詢?nèi)藛T等指定審核組成員的情況。指定者站在自身角度對(duì)審核組成員提出要求，往往不能滿足審核能力的要求，若認(rèn)證機(jī)構(gòu)滿足這些要求即為審核帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。指定者往往態(tài)度強(qiáng)硬，甚至聲稱若不滿足其要求就改換認(rèn)證機(jī)構(gòu)。遇到這種情況，認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)持原則，耐心做說(shuō)服解釋工作，必要時(shí)即使?fàn)奚?jīng)濟(jì)利益，也應(yīng)確保審核的公正性，避免風(fēng)險(xiǎn)。
綜上所述，可從三方面來(lái)降低審核組委派的風(fēng)險(xiǎn)：第一，全面了解受審核組織的狀況和所有審核人員的真實(shí)能力；第二，提高審核組委派人員的素質(zhì)及綜合判斷能力；第三，全方位提高審核員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水準(zhǔn)，同時(shí)加大審核員后備力量培養(yǎng)。可能時(shí)，采用專家加各相關(guān)人員會(huì)議評(píng)審的形式委派審核組，全方位探討委派審核組的適宜性，以最大限度降低風(fēng)險(xiǎn)。
