發(fā)布： 2006-09-22 00:00:00
一、檢查表的作用
1．明確與審核目標(biāo)有關(guān)的樣本
審核采用的主要方法是抽樣檢查。抽什么樣本、每種樣本應(yīng)抽多少數(shù)量、如何抽樣等問題都要通過編寫檢查表來解決，而且這一切都要為達到審核目標(biāo)服務(wù)。因此，明確與審核目標(biāo)有關(guān)的樣本是檢查表的首要作用。
2．使審核程序規(guī)范化
編制檢查表已成為國際上進行管理體系審核的一種通用做法，ISO 19011：2002《質(zhì)量和／或環(huán)境管理體系審核指南》第6．4．3條規(guī)定，審核組成員應(yīng)準(zhǔn)備必要的工作文件，用于審核過程的參考和記錄，這些工作文件包括檢查表等，從而使審核程序進一步規(guī)范化，對減少審核工作的隨意性和盲目性可以起到很大的作用。
3.使審核目標(biāo)始終保持明確
審核員根據(jù)檢查表進行審核，不致偏離審核目標(biāo)和主題。在現(xiàn)場審核中，有很多實際情況和問題很容易轉(zhuǎn)移審核員的注意力，有時甚至迷失大方向而在一些枝節(jié) 問題上浪費大量時間。這時，檢查表可起到提醒和警示作用。
4．保證審核進度
審核過程是一項高節(jié)奏而緊張的活動，不允許就某一問題、某一條款花費過長時間。事先把審核內(nèi)容排列成檢查表，可以按調(diào)查的問題及樣本的數(shù)量分配時間，使審核按計劃進度進行，起到備忘錄的作用。
5．作為審核記錄存檔
一次審核的檢查表可為以后編寫檢查表提供參考資料。審核員可在檢查表上記錄現(xiàn)場審核情況，也起到審核記錄的作用。認(rèn)證機構(gòu)可將其作為審核工作合格評定的重要輸入，認(rèn)可機構(gòu)可將其作為檢查認(rèn)證機構(gòu)審核工作是否有效的客觀證據(jù)。
6．樹立審核員的職業(yè)形象
在審核過程中，有了檢查表，調(diào)查研究就會有的放矢，提問題、查看文件和現(xiàn)場審核也會更有針對性，抽樣更具有代表性，工作更具條理性。這一切都能為審核員樹立起一個熟練的專業(yè)審核員的職業(yè)形象，也體現(xiàn)出審核員的審核技能。
7．減少審核員的偏見和隨意性
在審核過程中，有時由于審核員的特長或興趣偏好，或由于情緒和感性因素，可能出現(xiàn)對感興趣而熟悉的內(nèi)容審核時間很長，而對不感興趣或陌生的內(nèi)容審核時間過短，甚至一帶而過的情況。檢查表有助于避免這種問題。
二、檢查表的種類
I．按標(biāo)準(zhǔn)條款編寫的檢查表
此種檢查表是編制其他檢查表的基礎(chǔ)，且通用性較強，可以在審核管理體系文件或?qū)ｍ棛z查時使用。此類檢查表可直接將管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款的所有要求作為問題提出。
2．按過程編制的檢查表
ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)鼓勵組織在建立、實施質(zhì)量管理體系，以及改進其有效性時采用過程方法。為使組織有效運作，必須識別和管理眾多相互關(guān)聯(lián)的活動，將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動視為過程，輸入、輸出、資源、活動成為一個過程必不可少的四個要素。編制此類檢查表時，對每個主要過程應(yīng)充分體現(xiàn)PDCA的管理思想。
(1)策劃階段(P)：①是否策劃輸入及相關(guān)要求；②是否策劃輸出及相關(guān)要求；③是否策劃資源方面的要求；④是否策劃活動的具體要求。
(2)實施階段(D)：①是否按要求配置資源；②是否按規(guī)定控制過程；③輸入、輸出是否按規(guī)定的要求實施。
(3)檢查階段(C)：是否按策劃對過程的四個要素進行了相關(guān)的監(jiān)視和測量。
(4)改進階段(A)：當(dāng)過程未達到策劃的結(jié)果時，是否采取了相應(yīng)的糾正或預(yù)防措施。
3．按部門編寫的檢查表
雖然有多種審核方法，如自上而下審核、自下而上審核、上下結(jié)合審核，以及正向或逆向?qū)徍说?，但通常按部門進行審核，按部門編寫的檢查表是最常用的檢查表，這種檢查表編寫的原則是：過程方法+PDCA+抽樣調(diào)查。
審核員應(yīng)通過查閱管理手冊、相關(guān)程序文件、職能分配表、組織機構(gòu)圖、審核計劃、相關(guān)法律法規(guī)要求、以往的檢查記錄(可行時)等文件和資料，了解受審核部門的主要過程。要使用PDCA的思路，對每個主要過程進行展開。如可行，應(yīng)檢查過程是否有效的客觀證據(jù)。同時，審核員應(yīng)掌握抽樣調(diào)查的方法。
三、檢查表的主要內(nèi)容
檢查表一般由兩部分組成，一部分為檢查內(nèi)容，主要包括查什么和怎么查的問題；另一部分為審核記錄。管理體系標(biāo)準(zhǔn)的條款號、檢查內(nèi)容和審核記錄應(yīng)相互對應(yīng)。對資深審核員來講，由于對檢查內(nèi)容比較清楚，實際操作中對此部分內(nèi)容可不填寫或作簡單填寫。
審核員應(yīng)在檢查表中記錄下述信息：受審核部門的組織結(jié)構(gòu)，人員職責(zé)，主要活動、過程、資源，主要文件，目標(biāo)／指標(biāo)完成情況等；所會見的關(guān)鍵人員；文件編號和修改版號；設(shè)備名稱、編號及其校準(zhǔn)標(biāo)志；物品的標(biāo)識；抽查文件／信息／設(shè)備的接受者；人員的識別；參照的管理手冊／程序文件／作業(yè)指導(dǎo)書的版本號；工作環(huán)境；對不符合情況的詳細(xì)記錄。
四、檢查表中常見的問題
1．沒有完全覆蓋受審核部門的主要過程。
2．沒有完全覆蓋受審核部門相關(guān)的管理體系要求。
3．審核的途徑比較混亂，邏輯思維不清楚。
4．檢查內(nèi)容可操作性不強。
5．完全拘泥于檢查表，審核時過于機械，生搬硬套檢查內(nèi)容。
6．完全拋開檢查表的檢查內(nèi)容，審核時自由發(fā)揮。
7．事先將檢查表內(nèi)容透露給受審核方。
8．審核記錄不完整等。